Introducción a la auditoria informática/ 1.13. Informe final de la auditoría

Es el resultado de la información, estudios, investigación y análisis efectuados por los auditores durante la realización de una auditoría, que de forma normalizada expresa por escrito su opinión sobre el área o actividad auditada en relación con los objetivos fijados, señalan las debilidades de control interno, si las ha habido, y formula recomendaciones pertinentes para eliminar las causas de tales deficiencias y establecer las medidas correctoras adecuadas.

Importancia y Relevancia del Informe

• El producto que vende Auditoría son sus informes.
• Se remiten a las más altas autoridades de la organización.
• Es el medio de que se vale Auditoría para dar a conocer su opinión. Es su vehículo de comunicación.
• Ponen de manifiesto si los auditores tienen una visión gerencial de las áreas auditadas o carecen de ella. Si están realmente capacitados.
• Son representativos de la calidad de la Auditoría Interna en cuanto a: formación profesional, cultura, estilo, corrección en el lenguaje escrito, etc.
• Cada informe es una carta de presentación de la Auditoría, los errores de concepto, la falta de oportunidad de las recomendaciones y la deficiente redacción pueden producirse en cualquier auditoría y es algo que debe evitarse.

Precauciones Básicas

La minuciosidad y el examen de los informes de auditoría una vez redactados y listos para ser distribuidos, exigen un cuidadoso procedimiento de control de calidad que elimine errores y fallos de cualquier clase y evite apresuramientos e improvisaciones

• Revisar cifras y datos detenidamente.
• Corregir estilo y eliminación de faltas de ortografía, de impresión, etc.
• Leerlo por auditores que no hayan intervenido en la auditoría.
• Comprobar la pertinencia de las opiniones y recomendaciones.
• Verificar su fundamentación documental y racional.

Comunicación del Resultado

Los Auditores Internos deben reportar los resultados de su trabajo de auditoría:

• Se debe emitir un informe escrito y firmado, cada vez que concluya un examen de auditoría. Pueden haber informes parciales.
• Los Auditores Internos deberán discutir sus conclusiones y recomendaciones a un nivel adecuado dentro de la organización / área / unidad auditada, antes de emitir su reporte escrito final.
• Los reportes deberán ser objetivos, claros, concisos, constructivos y oportunos.
• Los reportes deberán contener el objeto, alcance y resultados del trabajo realizado, en lo aplicable, la opinión del auditor.
• Los reportes pueden incluir recomendaciones de mejoras potenciales y un satisfactorio reconocimiento de la ejecución de acciones correctivas.
• Pueden ser incluidos los puntos de vistas de los auditados respecto de conclusiones o recomendaciones del auditor.
• El responsable superior del Departamento de Auditoria Interna deberá revisar y aprobar el reporte final de auditoria antes de su emisión y deberá decidir a quién se le distribuirá dicho informe.

Alcances a los Requisitos del Informe

• Los reportes deberán ser objetivos, claros, concisos, constructivos y oportunos.
• Los reportes son constructivos si son reales, imparciales y están libres de distorsión, debiendo figurar sin prejuicios las observaciones, conclusiones y recomendaciones.
• Los informes son claros cuando son fácilmente comprensivos y lógicos. La claridad puede mejorarse evitando el lenguaje técnico innecesario y proporcionando suficiente información de apoyo.
• Los informes concisos van a los hechos y evitan detalles innecesarios, expresando las ideas con el menor número de palabras posibles.
• Los informes constructivos son los que como resultado de su contenido y tono, ayudan al auditado y a la organización y conducen a realizar las mejoras necesarias.
• Los informes son oportunos cuando se emiten sin retrasos indebidos y permiten una rápida acción efectiva.

Detalles a tener en cuenta

• Presentación impecable.
• Redacción correcta.
• Fácil lectura y manejo.
• Estructurado.
• Breve y medular.

Presentación Impecable

• Formato estándar, titulado, referenciado, limpio, sin correcciones ni faltas o errores de impresión o de ortografía que serían imperdonables.
• El destinatario del informe asociará la calidad del informe con la calidad de la auditoria. Los errores que se le “escapen” al Auditor darán a lugar a pensar otros descuidos durante el transcurso de la auditoría.
• El responsable último del informe es siempre el directivo superior de Auditoría. Para éste es obligatorio dar lectura completa y detenida del informe. Con su firma asume la responsabilidad total del contenido del informe.

Redacción Correcta

• De los informes deben suprimirse las afirmaciones contundentes, las expresiones agresivas o hirientes, la ironía y el sarcasmo y las alusiones personales. La redacción debe ser clara y culta a la vez, sin términos repetitivos, evitar frases hechas. Debe transmitirse al lector lo que realmente se quiere y hay que decirlo sin posibles confusiones o malas interpretaciones.
• Evitar frases atribuibles a otras profesiones que puedan dar lugar a problemas legales; ejemplo: “Se ha comprobado fehacientemente…”.
• La finalidad del informe es que su cumplan sus recomendaciones y a ello hay subordinar cualquier otro fin.

Fácil lectura y Manejo

• Los informes que no sean manejables (excesivamente voluminosos), van a ser muy difíciles que se lean y un informe que no se lea por el destinatario carece de valor. Los informes se hacen para los destinatarios no para satisfacer al auditor.
• Para que los informes interesen han de atraer inmediatamente la atención del lector. A ello contribuirá que su lectura sea lo más cómoda y rápida posible.
• Con independencia de su contenido, han de ser impresos con letra lo suficientemente grande. Frases y párrafos cortos y espaciados. Evitar párrafos interminables.
• Apartados y epígrafes adecuadamente titulados

Estructura Normalizada

Índice: Descripción del contenido del informe capítulos, epígrafes y sub-epígrafes con número de pagina asociado.

Párrafo Introductorio

• Naturaleza de la auditoría
• Período cubierto
• Tiempo dedicado al trabajo de campo
• Personal asignado al Auditoría

Alcance: El alcance está determinado por los objetivos y procedimientos empleados en la auditoría y concreta la amplitud y profundidad de los trabajos.

Resumen de Aspectos Principales

• Aspectos sustantivos tratados en el informe, síntesis de hallazgos

Hallazgos y Recomendaciones

• Por aspectos individuales
• Encabezado
• Hallazgo
• Recomendación
• Comentarios del Auditado

Carta Conductora

• El informe se hace llegar a través de una carta denominada “conductora” dirigida a la autoridad superior con copia al auditado y otros que excepcionalmente se estimaran necesarios. Esta carta incluye un párrafo referido a la apreciación del auditor asignado respecto de la cooperación y asistencia recibida durante el curso de la auditoría.

Breve y Medular

• Se debe procurar que los informes sean lo más breve, cortos y reducidos que sea posible, para lo cual el informe no debe incluir información confusa, larga, tediosa y documentación como prueba. Dichas pruebas se deben mantener en el soporte o archivo del informe junto con los correspondientes PPTT (papeles de trabajo).
• Calificación Promedio.